Как прошить документы что написать. Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

Обложки

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

стандартными
нестандартными
длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

наименование документа;
дату составления описи;
заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

«Восток»

Санкт-Петербург 00.00.0000

Опись документов

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

нумеруются именно листы, а не страницы;
опись нумерации не подлежит;
при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Как сшивать документы?

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

Если организация когда-нибудь получала из контролирующих органов требование о представлении документов, то, скорее всего, как сшивать документы представление имеет. Для тех, кого эта участь постигла в первый раз — этот материал. Внимание, если вы пользуетесь , то документы, подписанные цифровыми подписями, и не продублированные на бумаге, можно распечатать, если потребовалось представление документов по запросу, например, налоговой. Но имейте при этом ввиду, что согласно приказу ФНС в 2019 году можно сдавать документы через ТКС (такой бонус явно порадует пользователей той самой Контур Бухгалтерии) или через кабинет налогоплательщика. Пользователям онлайн-сервиса также доступна возможность загрузить в Контур Бухгалтерию сканированные товарные накладные формата ТОРГ-12 (в том числе на нескольких листах!), и система сама распознает документы и и они будет видны в программе. Данный онлайн-сервис, к сожалению, не имеет аналогов, поэтому приходится об онлайн-бухгалтерии в России говорить в единственном числе. Да, она позволяет избавиться от множества бумажных процедур, однако не всем данный онлайн-сервис подходит целиком и полностью, кто-то им пользуется только частично, кто-то только начинает переходить, но при налоговых проверках и других ситуациях часто бывает так, что проще распечатать документы, потом придется сшивать документы и отправлять. Если подобные ситуации вас коснулись — данная статья должно помочь разобраться как пошагово сшивать документы.

Как сшивать документы и кому это нужно

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано, в частности, национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013, приказом ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ и др. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах. Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, в большинстве случаев нет четких требований государства к проколам, ниткам и т.д. Зато есть требования ведомств, есть корпоративные правила… Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность, защитить от изменений, ну чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами. Что действительно важно:

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях.
На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.
На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано <количество листов цифрами>(количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Способы прошивки документов

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Сколько делать отверстий как нужно сшивать документы?

Практически никогда это не регламентируется, равно как и материал нити, требование есть только к прочности, ну чтобы она была. Самый простой вариант — это сделать две дырки, конечно это минимальное количество когда нужно сшивать документы, сделать большее количество, обычно, не составляет труда. Однако сделать дырки для прошивания документов это одно, а вот сшить ниткой документы — это другое. Поэтому понадобятся нам два видео, для самого простого (но красивого) сшивания и для самого сложного.

Как прошить документы 2 дырками (отверстиями, на самом деле)

Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки. Минфин «показания» довольно часто меняет, например на этот случай было выпущено письмо Минфина» от 07.08.14 г. № 03-02-РЗ/39142. В нем говорится о том, что заверить можно всю прошивку, оставив отметку на последнем листе. Но при соблюдении следующих условий:

У документа все подписи и печати должны быть читаемыми.
Любой лист из пачки можно отксерокопировать, не нарушив целостность прошивки.
Прошивка должна быть прочной.
Листы в пачке пронумерованы и их количество указано цифрой и прописью на наклейке.
Документы должны быть заверены подписью и печатью.

Однако, спустя пару месяцев, ведомство выпустило письмо от 29 октября 2014 г. № 03-02-07/1/54849 с другими разъяснениями: Налоговым кодексом не предусмотрено представление в налоговый орган копий документов в подшивки, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Собственно, всем известно правило «что не разрешено, то можно», в данном случае Минфин придерживается правила «что не прописано в НК, будут прописано нами». То есть пока не было прописано, можно было «додумывать», но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило. Аргументы в Минфине приводят следующие: было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г. № КА-А41/11390-09, в котором сказано, что под словами «заверенных проверяемым лицом копий», указанными в пункте 2 статьи 93 НК РФ, следует понимать удостоверение должностным лицом организации копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу. То есть каждый лист, который вы представляете в налоговую, должен быть заверен отдельно. Однако, как уже упоминалось в статье, необходимо следовать указаниями того ведомства, куда вы собираетесь сдавать / сшивать документы, об этом, кстати, говорится и в указанном ГОСТе. Да, да, мы дожили до тех времен, когда само государство в ГОСТе указывает изменчивость правил и необходимость их проверять ежегодно!

«Архивный переплет дела», т.е. дело со сформированными архивными документами, является результатом выполнения работ по оформлению дел в процессе подготовки их к последующему хранению и использованию в архиве организации (или просто к архивному хранению, если архива в организации нет).

Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела (состава и содержания находящихся в нем документов) на обложке дела, т.е. оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, т.е. подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению (подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив). Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или, в крайнем случае, приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных в делопроизводстве дел, предназначенных для архивного хранения.

В зависимости от сроков хранения документов может проводиться или полное, или частичное оформление дел:

полное оформление дел применяется по отношению к документам (делам) постоянного срока хранения, по личному составу и временного срока хранения (свыше 10 лет);
частичное оформление , при котором допускается листы дела не нумеровать, не составлять внутреннюю опись и лист-заверитель, применяется по отношению к делам временного (до 10 лет включительно) хранения.

Установленные формы внутренней описи документов дела (единицы хранения) и листа-заверителя дела можно найти в:

Основных правилах работы ведомственных архивов (одобрены решением коллегии Главархива СССР 28.08.1982, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; приложения № 4-5),
Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002; приложения № 9-10) и
Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложения № 26-27; далее - Методические указания).

Правила систематизации документов внутри дела, их нумерации и описания на обложке дела подробно рассматриваются в этих же нормативно-методических документах.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (брошюровке, переплету) все металлические скрепления документов (скрепки, скобы степлеров) должны быть удалены.

Требования к картону обложки и форме описания дела на обложке (расположению элементов описания) установлены ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», срок действия которого был продлен до 1985 г. и который без дальнейшего пересмотра фактически продолжает действовать до настоящего времени. См. Рисунок 2.

Так, картон, который применяется для обложки, должен быть толщиной от 0,35 до 1,5 мм (эти требования соблюдают архивные компании, которые оказывают аутсорсинговые услуги архивно-технической обработки документов), корешок обложки должен быть шириной 40 мм (т.к. толщина дела - примерно 250 листов документов, что и составляет 4 см), а форма обложки дела по данному ГОСТу рекомендуется в настоящее время и в Методических указаниях (приложение № 25).

Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, т.е. подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, но лучше всего использовать специальные устройства для брошюровки (переплета), которые имеются на рынке средств оргтехники.

Особое внимание необходимо уделить технике «архивного сшива», т.е. вопросу ремесла:

Проверяется состав дела, в котором сначала располагаются листы внутренней описи, которые имеют самостоятельную нумерацию (с 1 по N-ный), потом пронумерованные листы документов дела (с 1 по примерно 250), в конце - лист-заверитель дела.
На пачку-дело накладываются сверху и снизу узкие листы бумаги шириной с размер полей переплетаемых документов дела (конечно, лучше 35-40 мм, но возможно и 20-30 мм).
При условии частичного оформления дела с документами временного (до 10 лет включительно) хранения снизу и сверху пачки-дела сразу накладываются листы картона (обложка).
При полном оформлении дела с документами постоянного хранения, по личному составу или временного (свыше 10 лет) хранения пачка-дело сначала сшивается, а потом осуществляется переплет дела по установленной «типографской» технологии, при соблюдении которой необходимо применять клей ПВА, а синтетический клей - только при условии его защиты от разложения и плесневения.
Пачка-дело зажимается под гнетом, или в струбцине, или в специальном устройстве.
Осуществляются проколы пачки-дела:
- нижний и верхний - на расстоянии 30 мм от границы нижнего и верхнего полей пачки;
- средние два прокола на расстоянии примерно 80 мм от нижнего и верхнего проколов, между ними должно получиться расстояние также примерно 80 мм.
В проколы пропускается натуральная нитка одним из двух способов:
- 1 способ (показан на Рисунке 1). Каждый конец нити вдевается в отдельную иглу (т.е. оба конца нити вдеты каждый в свою иглу). Нить двумя иглами проводится в два средние прокола с лицевой стороны. С тыльной стороны нить выводится в верхний и нижний проколы на лицевую сторону. С лицевой стороны из верхнего и нижнего проколов нить иглами продевается в ближайший средний прокол. Нить освобождается от игл, выравнивается, и ее концы натягиваются и связываются на тыльной стороне пачки-дела;
- 2 способ (тоже показан на Рисунке 1). Нить вдевается в одну иглу. С тыльной стороны пачки-дела нить проводится во второй снизу прокол (оставляется конец нити для последующего связывания), выводится с лицевой стороны и проводится в нижний прокол. По тыльной стороне нить проводится опять во второй снизу прокол на лицевую сторону. По лицевой стороне сверху нить вводится во второй сверху прокол и по тыльной стороне проводится к верхнему проколу. Через него нить ведется во второй сверху прокол по лицевой стороне, продевается и выводится на тыльную сторону пачки-дела. На тыльной стороне нить освобождается от иглы, и два ее конца затягиваются и связываются.

Хотите упорядочить большой объем документации? Узнайте, каким правила прошивки документов нужно следовать при использовании официальных бумаг в делопроизводстве или передаче на архивное хранение.

Из статьи вы узнаете:

Прошивка документов - это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в . Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:

Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.

Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.

Правила прошивки документов: какую документацию нужно прошивать

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.

Важно помнить, что сшиванию подлежать не все бумаги компании, а только многостраничные, предназначенные для передачи в регистрационные или контролирующие органы. Также прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.

Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
Бухгалтерские (авансовые отчеты, , счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
Кадровые ( , штатное расписание);
Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
Нотариально удостоверенные копии и переводы;

Среди исключений можно выделить документацию, передаваемую в налоговую службу. Ее, как правило, не сшивают, потому что это усложняет последующую работу с ней.

Прошивка документов по госту

В настоящее время единых правил прошивки документов нитками по ГОСТ не существует. Единый стандарт, определяющий терминологию делопроизводства (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело») не содержит описания данной процедуры. Таким образом, на законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации, утвержденные Росархивом (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. данных рекомендаций, посвященном подготовке дел к передаче на архивное хранение, указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивку и переплет дела. В Приложении № 24 к данному пункту процедура описана более подробно.

Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется - приходится руководствоваться разными рекомендациями.

Необходимые материалы для прошивки документов:

Существует несколько распространенных способов сшивания документации.

Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и имеющихся приспособлений.

Классическим способом считается скрепление листов с помощью нити. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки документов используют иглу или дырокол. После сшивания нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.
Для применяется шуруповерт и плотная веревка.
В некоторых случаях можно воспользоваться специальным оборудованием - станком для прошивки документов или переплетной машиной. Такой вид сшивания чаще всего используется в типографиях.

Аппарат для прошивки документов

Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.

В некоторых случаях, например при , целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100).

Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.

Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов.

Нитки для прошивки документов

Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.

Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании.

Наклейки для прошивки документов

Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей . К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:

Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.
При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.
Обязательна надпись "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов", где вместо прочерка ставят количество листов.

Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.

Схемы прошивки документов

Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию:

Удалить скобы и скрепки;
Отсортировать бумаги по дате и пронумеровать их;
Подготовить обложку (стандартная - 229х324 мм);
Проверить нумерацию листов и уложить их в ровную стопу;

Прошивка документов ниткой в 3 дырки

Для сшивания в три прокола необходимо сделать в стопе 3 отверстия по левому краю с расстоянием не более 3 см. друг от друга. Отступ от края листа - 15 - 20 мм., от текста - 15 мм. Необходимая длина нитки - 70-80 см.

Нитку необходимо пропустить через тыльное отверстие с обратной стороны стопы через среднюю дырку, оставив 7 см. снаружи для закрепления наклейкой "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью”. Далее нужно пропустить нить через верхнее отверстие и, вернувшись на тыльную сторону, через нижнее. Как только она вновь окажется сверху стопы, ее нужно снова пропустить через среднее отверстие и вывести на оборот.

После этого нить можно обрезать, оставив 7-8 сантиметров, и связать с имеющимся остатком. На полученный узелок необходимо наклеить наклейку с заверением, оставив снаружи концы нити.

Схема прошивки документов в 4 прокола

Прошивка документов в 4 прокола осуществляется по похожей схеме. Она отличается тем, что расстояние между отверстиями должно составлять не более 15 миллиметров.

Сперва нить пропускают с обратной стороны стопы через второе верхнее отверстие. После этого через самое верхнее отверстие нить выводиться обратно на тыльную сторону. Далее - снова во вторую дырку сверху, а затем - с лица на оборот через третью. Затем нить выводят на лицо через четвертое отверстие и продевают в третье отверстие, чтобы снова вывести на тыльную сторону стопы. На этом процесс сшивания можно считать оконченным. Остается лишь завязать узелок и наклеить поверх него наклейку с информацией о количестве листов в подшивке.

в случае если в нумерации допущена ошибка, неправильный номер необходимо зачеркнуть, поставить правильный номер и сделать заверительную надпись на исправленном участке;

в некоторых случаях (если после окончания нумерации нужно включить в дело дополнительный лист), допускается литерная нумерация;

если возникает необходимость включить в папку лист большого формата, его нужно пронумеровать в правом верхнем углу в развернутом состоянии, свернуть до формата А4 и аккуратно сшить с остальными через левый край;

когда в дело включают , первым нумеруется конверт, а затем - вложенные листы;

приложения к делам, оформленные как отдельные тома, нумеруют отдельно.

В работе с документами присутствуют и теория, и практика. Техника сшивания / прошивания многостраничных документов относится к нашему делопроизводственному ремеслу. Поэтому сначала - ответ практический .

В делопроизводстве многостраничные документы в случае необходимости прошиваются на 3 прокола. Книги учета и журналы, если они уже сброшюрованы и прошиты / скреплены промышленным способом (типографским), разрешается прошивать на 2 прокола. Если в момент составления и оформления документа вы уже знаете, что он должен быть прошит и скреплен, то рекомендуем оставлять для левого поля 35 мм, а не 20 мм.

Но и при стандартном размере левого поля необходимо представить, что лист документа делится горизонтально пополам. В середине левого поля (на этой горизонтальной линии) намечается первый (средний) прокол. Верхнюю и нижнюю части листа мысленно (или с помощью линейки, но ничего не прочерчивая) делим каждую еще раз пополам. На левом поле на этих мысленных горизонтальных линиях намечаются верхний и нижний проколы. Сами проколы делаются с помощью любых доступных средств оргтехники - толстой иглы, шила, сверла или на специальном оборудовании - сшивателе. Для прошивания должны использоваться натуральные льняные, шелковые или хлопковые нитки или тесьма без добавления искусственных волокон.

Многостраничный документ (своеобразная «пачка») кладется лицевой стороной вниз, и со стороны последнего листа в верхний и нижний проколы продевается нитка. «Пачка» переворачивается, и концы нитки из верхнего и нижнего проколов одновременно продеваются в средний прокол. «Пачка» опять кладется лицевой стороной вниз, и концы нитки в среднем проколе перекрещиваются и затягиваются так, чтобы в узел вошла нитка, ранее продернутая через крайние проколы. Свободные концы нитки на обороте сшива оставляют такой длины, чтобы они выходили хотя бы на 2-3 см из-под отдельно наклеиваемого листа бумаги с оформленной заверительной (удостоверяющей) надписью. Этот лист наклеивается так, чтобы закрыть узел сшива и часть свободных концов нитки. Его лучше наклеивать универсальным клеем ПВА, поскольку речь идет о сшивании многостраничного подлинника , и ни в коем случае не силикатным клеем. Клеящий карандаш и самоклеющиеся этикетки могут применяться для наклеивания заверительной (удостоверяющей) надписи на копиях многостраничного документа.

Заверительная (удостоверяющая) надпись оформляется на отдельном листе бумаги (см. Пример 1). Если весь текст надписи или его часть (например, количество листов цифрами и прописью, дата) оформляются от руки, то лучше, чтобы это было сделано той же ручкой, что и подпись удостоверяющего этот сшив уполномоченного лица. Печать организации проставляется так, чтобы ею затрагивалась часть приклеиваемого листа с заверительной надписью и часть оборотной стороны последнего листа самого сшива.

Пример 1

Оформление заверительной надписи на обороте сшива

Свернуть Показать

А теперь - теория вопроса . Документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать . Предметную сущность документа составляет единство формы (бумажной - журналы, книги, листы стандартных форматов, бланки; электронной - форматы представления электронных документов), формуляра (состав реквизитов документа и отметок на нем) и содержания (структура и правила изложения текста документа того или иного вида, лексика и грамматика). Самыми главными его признаками являются информационная природа, материальный носитель и юридическая сила. Причем все эти признаки взаимосвязаны и составляют природу самого документа.

Вопросы сшивания или иного скрепления документов, которые создаются как многостраничные подлинники, рассматриваются исключительно в аспекте обеспечения целостности материального носителя документа, защиты его от подлога, подмены и замены листов. Самый простой способ обеспечения целостности носителя многостраничных документов - нумерация его страниц и простое скрепление скобами степлера. Во «внутренней» деловой среде организации такой способ «защиты» целостности документа обычно считается достаточным.

Если многостраничный документ будет существовать не только внутри организации, но и во «внешней» среде, то помимо нумерации страниц (начиная со второй) и простого скрепления листов может применяться еще один способ защиты целостности - парафирование каждой страницы . Параф - это особая форма визы, состоящая только из сокращенной подписи (личного росчерка) инициатора, исполнителя или уполномоченного лица по данному виду документа или сделки, «защищающая» целостность многостраничного документа. Пример - парафирование договоров перед их подписанием, когда на каждом листе оформляются подписи инициаторов или исполнителей от каждой из сторон. И третьим способом обеспечения целостности материального носителя является сшивание / прошивание многостраничного документа.

Обязательность сшивания или иного скрепления листов в момент оформления и подписания документов, которые по форме будут являться многостраничными оригиналами, а также техника сшивания напрямую не регламентируются ни общими правилами делопроизводства , ни Правилами нотариального делопроизводства .

Вопросы обеспечения целостности подлинника многостраничного документа и его защиты от подмены, подлога, замены листов решаются организацией самостоятельно и закрепляются в инструкции по делопроизводству или в регламентах издания или работы с документами определенного вида. Рекомендуем, например, в регламенте издания организационных документов или регламенте договорной работы специально оговорить вопрос о способе и технике скрепления / сшивания многостраничных документов, с учетом их возможного последующего представления во «внешнюю» деловую среду или для нотариального удостоверения, а также для государственной регистрации.

Требования, которые предъявляются действующими нормативными правовыми актами к форме скрепления многостраничных документов, устанавливают в общем виде лишь необходимость сшивания или прошивания и нумерации листов оригиналов, предъявленных для нотариального удостоверения , некоторых видов ежегодной отчетности, книг и журналов или копий документов.

Пример 2

Примеры того, какие документы нормативные правовые акты требуют сшивать

Свернуть Показать

Так, кассовая книга помесячно, поквартально и за год должна быть сшита в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя (ст.16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»).

Все листы заявки на участие в конкурсе и все листы тома заявки на участие в конкурсе должны быть прошиты и пронумерованы в соответствии со ст. 25 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

А федеральные органы исполнительной власти, представляя на государственную регистрацию в Минюст России изданные ими нормативные правовые акты, должны обеспечить, помимо сшивания документа и нумерации листов, проставление на обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта визы руководителя юридической службы федерального органа исполнительной власти (приказ Минюста России от 04.05.2007 № 88 в ред. от 26.05.2009 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»).

Таким образом, организация (и ее служба делопроизводства) самостоятельно устанавливает и соблюдает правила обеспечения целостности документов в своей «внутренней» деловой среде и, безусловно, исполняет подобные требования, устанавливаемые государственными органами и органами местного самоуправления.