Сопроводительное письмо к документации. Сопроводительное письмо к резюме — готовые примеры правильного написания

Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.

Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.

Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления

Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.

Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.

Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.

Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».

Как оформить сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.

При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:

В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
Затем следуют отметки о приложениях;
Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.

Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.

Образец оформления сопроводительного письма

Должность
Название фирмы
ФИО
Дата исх.N
Уважаемый(ая)________________!
Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения). Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами.
Приложения:
В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов.
Должность отправителя ________
Подпись ________________
Инициалы, фамилия _______________

Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме. Образец

В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности. Все это преследует цель заинтересовать работодателя.

К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так:

В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.
Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.
Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.

Образец написания сопроводительного письма к резюме

Здравствуйте, уважаемый(ая) _____________ (обращение по имени или по имени и отчеству)!
На сайте (указать источник информации о вакансии) я узнала, что свободна вакансия _______.
Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется.
Уровень зарплаты, на которую я претендую, _________.
Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).
Благодарю за оказанное внимание и выделенное время.
С уважением, (указываются фамилия, имя, отчество полностью).

Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению

В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству. Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.
Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.

Образец сопроводительного письма к торговому предложению

Добрый день, уважаемый(-ая) ___________ имя, отчество!
Рада приветствовать Вас фирма (название фирмы), далее повествуется о роде деятельности фирмы. Отправляем на Ваше рассмотрение условия нашего с Вами партнерства.
Наше предложение:
Перечисление основных характеристик предложения.
В приложениях находятся (перечисление вложенных документов).
Будем рады ответить на вопросы по (указывают контакты).

С уважением,
Должность отправителя
Фамилия, имя

Оформлять сопроводительное письмо к торговому предложению желательно на фирменном бланке фирмы.

Рекрутинговые порталы позволяют соискателям написать пару слов вдобавок к своему резюме. Отправляя его прямо на почту HR-отдела, кандидат тоже сталкивается с необходимостью что-то написать потенциальному работодателю. Не всегда понятно, каким должно быть это письмо: кратким пересказом резюме, признанием в любви компании или неформальным рассказом о себе. The Village попросил HR-консультанта дать несколько советов о написании таких посланий и привести несколько удачных и неудачных примеров.

Вероника Никитина

ведущий консультант хедхантинговой компании
«Агентство Контакт»

Зачем писать письмо работодателю

Писать сопроводительное письмо к отклику на вакансию однозначно стоит. Рекрутеры получают сотни похожих резюме, где чуть варьируется образование и места работы, но в среднем заявки подают кандидаты с близким опытом и навыками. Наличие сопроводительного письма и его качество становится ещё одним плюсом в вашу пользу - и почему бы не увеличить их количество?

Дополнительная информация, которую в случае успешного написания сопроводительного письма вы сможете о себе сообщить:

Умение красиво выражаться и строить предложения (резюме с его пунктами и буллитами не позволяет оценить этот навык).

Вашу мотивацию - почему вам интересна именно эта позиция в этой компании (особенно это важно, если вы, всю жизнь проработав в маркетинге, подаёте заявку на продажи).

Какой ваш опыт может быть наиболее полезен компании (в резюме может быть масса проектов - вычленить из них те, что особенно характеризуют вас как сильного аналитика, менеджера по развитию, переговорщика или специалиста в ВЭД, может быть не так просто).

Что вы знаете о компании: сопроводительное письмо - единственный способ показать потенциальным работодателям, что вы не отправляете ваше резюме всем подряд, а особенно заинтересованы в этой позиции.

Кроме того, в сопроводительном письме можно сослаться на конкретных сотрудников компании, благодаря которым вы узнали о ней, - это поможет создать впечатление, что вы не просто «человек с улицы».

Но вас может посетить вопрос: для чего нужно ещё и писать письмо, если у вас и так прекрасное резюме? Потому что каждая компания ищет лояльных и замотивированных работников, которые не просто проводят время в офисе с девяти до шести, а заинтересованы в развитии бизнеса, хотят работать именно здесь.

Что писать в письме

Объём подобного письма должен составлять примерно половину листа А4. Способность уложиться в эти рамки в том числе позволяет работодателю оценить ваше умение чётко и лаконично выражать ваши мысли без лишней воды.

Давайте рассмотрим примеры удачных и неудачных писем, которые помогут вам понять, что стоит писать.

Пример 1

Добрый день.

Я бы хотел присоединиться к вашей компании на позицию бизнес-аналитика.

На мой взгляд, консалтинг - лучшая сфера, чтобы начать мою карьеру, потому что предлагает уникальный профессиональный опыт по нескольким причинам. Возможность работы на проектах в различных индустриях и странах соответствует моим карьерным интересам и также позволит развить мои навыки. Безусловно, это потребует от меня готовности работать сверх рабочего времени, однако это является для меня приемлемым и интересным, так как я хотел бы иметь нестандартную офисную работу.

Я выбрал именно вашу компанию благодаря её динамичному росту и команде молодых и амбициозных сотрудников. Ваша компания нанимает талантливых выпускников с разнообразным бэкграундом, поэтому у меня будет возможность учиться у лучших.

Я думаю, что мои навыки и опыт также будут полезны вашей компании. Стремление разбираться в том, как работают различные процессы, в соответствии с логикой и фактами, всегда было для меня стимулом. Мой опыт в компании … научил меня структурному подходу, основанному на оценке фактов и гипотез и инновационному мышлению для нахождения идеального решения. Свои лидерские качества я развил благодаря организации пяти международных мероприятий в рамках … компании. Свои навыки презентации я смог развить благодаря участию в …

Я благодарю вас за рассмотрение моего резюме и буду рад побеседовать с вами в ходе интервью.

Искренне ваш, ….

В данной статье речь пойдет о письме к резюме, иными словами о сопроводительном письме. Я подробненько расскажу, что такое сопроводительное письмо, каким оно должно быть! Укажу на всеобщие ошибки многих соискателей. Кстати я делал такие же ошибки, когда-то. :-) Пока не вошел в тему, случилось это конечно не сразу. Наверное именно поэтому многие компании мне первое время даже не перезванивали, хоть и резюме было сразу красивое и хорошее, толковое, но все же.

На сегодняшний день практически все, при отправки , в письме к резюме пишут какую то хинею. Это не есть правильно. Как это выглядит? К примеру Вы хотите отправить резюме работодателю. В поле «кому» пишите адрес электронной почты, в поле «тема» пишите резюме или что-то в этом роде, далее прикрепляете резюме и в сообщении пишите «Здравствуйте,». Выглядит это примерно так:

Здравствуйте,

С уважением, тыры-пыры-трали-вали

Так вот это не правильно. Потому что такое письмо не есть уважением к менеджеру по персоналу. Ваше резюме вместе с Вашими надеждами уходит в мусорную корзину.

Как должно быть

В теле письма при отправлении резюме должен быть сопроводительный текст. Вариантов написания такого текста есть множество (может попозже как-то напишу варианты, когда будет не лень или по просьбе). Вы можете писать так сказать сопроводительное письмо как в официальном стиле, так и в дружественно-разговорном.)) Даже так! Главное не переборщить и соблюдать некие правила.

Правила сопроводительного письма (важные моменты):

Укажите название вакансии, на которую претендуете. Зачем это делается? Все очень просто. Когда менеджер по персоналу получает ваше резюме. Ему не приходится думать, гадать на кофейной гуще на какую вакансию пришло ваше резюме или Вы бы хотели устроится.

Отсылайте резюме с серьезного адреса. Вы должны показать, что Вы являетесь взрослым, адекватным человеком, ищущим работу. Глупо отправлять с адреса типа «[email protected]», «[email protected]». Согласитесь это очень глупо. Заведите почтовый ящик для поиска работы, к примеру «ФамилияИмя@yandex.ru» или еще лучше Gmail.com или ukr.net (хорошие, уважаемые почтовые сервисы). Идеальный вариант почтового ящика, как я уже написал выше, но вероятней всего он занят, значит что-то такое:

на худой конец покатит и такой вариант:

[email protected]

При обращении к работодателю, в письме обязательно укажите имя менеджера. Так будет ярче, вроде как с уважением относитесь к человеку которому отправляете свое резюме.)) Я когда искал работу, заметил, что почти во всех вакансиях менеджер указывает свое имя. (Чето очень запомнилось имя Ольга). Ахххх… да… Еще одна хитрость, если в вакансии контактное лицо не указано, Вам надо позвонить в компанию и спросить, как же зовут загадочного менеджера по персоналу. Никто так делать не будет, знаю по опыту, но вот предложил Вам такой вариант, он работает!

Вам надо показать, что Вы интересуетесь компанией. Почитайте на их сайте, чем занимаются, почитайте о компании, что это вообще за компания и что она делает или производит. Может вам туда и не надо, только зря время потратите. Проявите интерес к работодателю. Если Вы являетесь безработным, значит времени у вас уйма.

Так же не стоит писать бредятину типо — «ну возьмите меня пожалуйста», «возьмите меня», тупо «здравствуйте». Ну и красиво надо закончить такое письмо. Я обычно заканчиваю всегда так «Спасибо за Внимание!», «Спасибо за уделенное время». Ну и оставляю в конце номер телефона или адрес электронной почты, для экстренной связи.

Подводим итог (пример):

Все мои сопроводительные письма состоят из параграфов. Первый параграф, он всегда краткий, как правило это два или три предложения, то есть пишите на какую должность вы хотите, пишите как Вы о ней узнали и так далее. Вы должны заинтересовать работодателя в чтении вашего резюме.

Уважаемый г-н (Ф.И.О или имя)!

Как опытный специалист в (той или иной области), в настоящее время заканчивающий (такое-то такое-то учебное заведение), хочу запросить информацию о возможных вакансиях в Вашей компании. Я заинтересован в работе, (пишите тут также чето свое). В прилагающемся мною резюме указано, что я имею обширный опыт работы и всегда рад новым возможностям проявить себя.

Далее уже парочка параграфов. В них Вы уже более конкретно описываете вашу квалификацию для вакансии, на которую пытаетесь устроится. Если не знаете что написать выбираете информацию из резюме, и описываете ее подробненько. В общем заинтересовываете работодателя.

Для меня важен практический опыт в сочетании с полученными академическими знаниями. Горжусь тем фактом, что самостоятельно оплачиваю свое образование, подрабатывая по специальности. Полученный профессиональный опыт помог лучше изучить область моей специализации, ну и чето в таком духе.